営業職必見｜議事録とは？議事録の役割や商談に使える書き方を解説

2025年4月3日2026年3月26日

法人（B2B）営業は、外部取引先との打合せでよく議事録を作成します。

本記事では、営業職向けに議事録の役割や商談で使える議事録の書き方を解説します。

議事録の役割

議事録とは、会議や打合せで話し合われた決定事項を記録した文書を指します。

主に法令で作成が義務付けられている会議や、あとで合意内容を確認する必要がある会議で活用されます。

スクロールできます

役割	詳細
記録の保存	「誰が・いつ・何を」話し決定したかを残す公的記録。後から見返すことができ、議論の経緯や根拠の確認に役立ちます。
合意内容の明文化	言った・言わないの誤解や行き違いを防ぎ、合意内容を明文化します。
不在者への共有	会議に出席できなかったメンバーに情報共有ができます。
業務の進捗管理	決定事項をもとにタスクや期限・担当者を把握できます。
証憑書類	外部機関に取引の正当性を証明する資料として活用できます。

参考文献：行政文書の管理に関するガイドライン|内閣府

議事録の基本項目

議事録のフォーマットは会社により異なりますが、含めるべき項目はある程度共通しています。

会議名、日時、場所
出席者（会社名・部署・名前）
議題
経緯、要点
決定事項（ToDo・期限・担当者）
次回会議の案内

社内会議の例文

■ 会議名　　　：社内プロジェクト定例会議
■ 日時　　　　：2026年3月27日（金） 13:00〜14:00
■ 場所　　　　：会議室A / Zoom
■ 作成者　　　：営業部　山田太郎
■ 出席者　　　：営業部　田中部長、鈴木課長、佐藤主任、山田

—————————————-
■ 議題1：新製品の進捗状況報告
—————————————-
【要点】
・開発進捗は80%。テストフェーズに移行済み。
・製造部から一部部品の納品遅れあり（改善見込み：4月初旬）

【決定事項】
・リリース予定は5月中旬で据え置き
・品質部門が検品手順を見直す（担当：佐藤主任、期限：4/10）

—————————————-
■ 議題2：展示会出展の準備状況
—————————————-
【要点】
・ブースデザイン案をデザイナーと共有済み
・配布資料の内容に一部修正が必要

【ToDo】
・営業部でチラシの最終校正（担当：山田、期限：3/30）
・次回、デモ機搬入スケジュール確認（担当：鈴木課長）

—————————————-
■ 次回会議予定：2026年4月3日（金）13:00〜

社外会議の例文


■ 会議名　　　：新製品「X1000」シリーズ 商品説明会
■ 日時　　　　：2026年3月27日（金） 13:00〜14:00  
■ 場所　　　　：株式会社〇〇 本社会議室A 
■ 作成者　　　：株式会社〇〇 山田太郎  
■ 出席者　　　：〇〇株式会社 高橋様　株式会社〇〇 田中、鈴木、佐藤、山田

----------------------------------------
■ ご説明事項
----------------------------------------
・新製品「X1000」シリーズの仕様・価格構成について  
・カスタマイズ対応の範囲と、リードタイムの目安  
・既存製品（旧モデル）の廃番スケジュールと代替提案  

----------------------------------------
■ ご要望事項
----------------------------------------
・X1000の技術仕様書をメールにて送付（3/30まで）  
・検証用サンプル提供をご希望（納期目安：4/6頃）

----------------------------------------
■ 次回ご提案予定
----------------------------------------
・4月中旬を目安に、実機デモを含む提案プレゼンを実施  
・詳細日程は別途ご相談の上、調整

----------------------------------------
■ 備考
----------------------------------------
・当日の配布資料、参考図面は別添PDFにて送付いたします。

議事録が活用される場面

営業は取引先とプロジェクトを進めるため、その進捗ごとに会議を行い、議事録を作成します。

営業の他にも、法務・総務・秘書・行政・研究者など「記録の保管」が求められる人にとって、議事録は身近な存在です。

外部取引先との打合せ
プロジェクトの進捗会議
株主総会・取締役会・監査役会
行政審議会や省議・地方議会の会議

参考文献：会社法|e-Gov 法令検索

なぜ営業が議事録を作成するの？

取引先との会議で営業が議事録を作成する理由は、営業は顧客とメーカー（または関連部門）の窓口的役割を持ち、会議後のフォローアップも行うためです。

また営業は、製品の専門性がメーカー（または関連部門）より少なく、専門用語が飛び交う会議でも誰が見ても読みやすい議事録を書けるというメリットも存在します。

議事録は出席者以外に回覧することが多く、回覧先の人から見たら実際の完成度は高くなるのです。

要点をまとめるコツ

議事録の内容は専門用語をなるべく使わず、誰か・いつ・何をやるか（決めたか）を箇条書きにすることを意識します。

議事録において最も重要なのは、その読みやすさではなく信憑性です。図やQ&Aを用いた読みやすい構成を追求するよりも、まずは自分が書きやすい方法で「正確に書く」ことから始めましょう。

そこから徐々に自分の議事録における雛形を作り出し、読みやすさを追求していくのがお勧めです。

箇条書きにする

議事録は、会話の内容をそのまま記録する必要はありません。

「何を決めたか」「誰が何をやるか」に集中し、会話の中で要点となる内容を考え記録します。

会議前に雛形を作成する

とは言っても、話題の重要性は話す側と聞く側で異なる可能性があります。

よって、慣れないうちは議事録の雛形を会議の前に作成し、話し合われた内容を箇条書きすることを意識します。

あらかじめ雛形を作成することで会話の内容に集中でき、また参加者の拘束時間も削減できます。

会議後に読み合わせをする

会議後に議事録の読み合わせをすることで、議事録の内容に対する「合意・編集・相互理解」をその場で行うことができます。

参加者を拘束することにはなりますが、そこは雛形を作成することで、「準備時間」の方を削減することを心がけましょう。

わからない用語がある場合

わからない用語がある場合は、積極的に質問をしましょう。

議事録の信憑性を上げるには、議事録を書く人が内容を理解する必要があります。

話を遮るのは良くないため、会話が終わった後に質問し、その後に話した内容は復唱してもらいましょう。

参加者を待たせても良い

特別な練習をしない限り、議事録を書くスピードは話すスピードより遅くなります。

ここで参加者に対して後ろめたい気持ちが生まれてしまうと、読み合わせや質問をスムーズに行えません。

議事録を書くことは、誰にとっても簡単なことではありません。自信を持って、その役割を果たしましょう。

完成度をより高くする方法

議事録は会議の終盤で編集できるよう、なるべく紙媒体を使用しないようにします。

また以下の内容を意識すると、より議事録の完成度が増します。

スクロールできます

シーン	コツ
外部との会議	顧客・取引先の発言内容はニュアンスに気を付ける。
社内定例会	決定事項とToDoに集中。雑談や意見は簡潔にまとめてOK。
書き起こしが大変	録音機能やAI文字起こし（Notta、Otterなど）を活用する。

議事録の共有方法

議事録の共有はメールで行いますが、その際に注意するポイントもあります。

スクロールできます

手段	ポイント
PDF形式で送付	誤改変を防止する。（Wordの場合は編集防止設定をする）
件名：「議事録送付の件」	本文には「いつの打合せか」「内容確認のお願い」を記載する。
添付資料がある場合	ファイル名を明確に。（例：製品仕様書_X1000_0328.pdf）